Když mě Marek Antoš požádal o psaný MS Windows (tedy Okénko jednoho z redaktorů Mobil serveru!) pro Lupu, řekl mi, že téma si mohu volit po libosti. Promiňte mi, že si budu zpravidla volit nějaká extravagantní témata – myslím, že „normálních“ témat najdete všude dost. Zkusme se například dnes podívat na digitální identitu (tedy na „vizualizaci presence osobnosti ve virtuálnu“, abych dal hezkou českou definici) z pohledu personalisty, z pohledu člověka, který se stará o zaměstnace ve společnosti. Že je to nezvyklý pohled? Ale kdeže – ve vyspělých zemích, kde GSM a Internet je dále, než u nás, je to často diskutované téma…
Digitální identita je zatím známa především formou nejrůznějších „avátarů“ na chatovacích a diskusních serverech, jako je Mageo, Xchat nebo Průvodce. Snad již od vzniku těchto serverů děsí jejich uživatele možnost, že by si někdo mohl přivlastnit jejich identitu a tak mnoho z nich ihned spěchá na každý nově vzniklý diskusní server, aby si tam „to svoje ID“ mohli založit, byť ho nebudou používat. Přece nebudete vysvětlovat, že Tangero z Magea je někdo jiný, než Tangero z Průvodce…
Jenže digitální identita na chatovacích serverech a její zcizení je jen slabým odvarem toho, co zaměstnavatele teprve čeká: boj o zaměstnaneckou digitální identitu. Tento problém je českým firmám až dosud zcela cizí, jenže ani jim se nevyhne. Zkusme se nad ním tedy zamyslet. Mějte na paměti, že zastupuji spíše stranu zaměstnavatelů než zaměstnanců, takže vývody tomu mohou odpovídat.
Proč hovoříme o zaměstnancově digitální identitě?
Až dosud bylo pro zaměstnance velmi problematické, ne-li nemožné, používat ve firmě komunikační kanály, jež nepatřily firmě: dopisy, faxy, pevné telefony – to vše chodilo na firmu a až teprve tam byly výstupy distribuovány k zaměstnanci.
Dnes je tomu jinak: zaměstnanec disponuje mobilním telefonem a emailovou adresou. Obě tyto identity lze v prostoru libovolně přemístit. Pokud zaměstnanec z firmy odejde a ponechá si emailovou adresu či číslo mobilního telefonu, veškeří zákazníci se bez problémů mohou obracet nadále na něj, aniž by prakticky museli zjistit, že tento člověk pracuje v jiné firmě.
Co je to tedy zaměstnanecká digitální identita?
Zatím známe její dvě hlavní součásti: emailovou adresu a číslo mobilního telefonu.
S emailem zatím bylo velmi jednoduché pořízení – zaměstnanec dostal přidělenu firemní emailovou adresu v nějakém tvaru jméno.příjmení@firma.cz a z této adresy komunikoval. Jenže dnes mnoho lidí na Internetu má své vlastní emailové adresy ve stylu jméno@příjmení.cz apod., kterých se často nechtějí vzdát a někdy to dojde tak daleko, že je používají namísto firemní adresy tak, že si přenastaví odchozí adresu v emailovém klientu.
To je ovšem pro zaměstnance docela nepříjemné – veškeré firemní kontakty jsou řešeny přes cizí server a navíc přes adresu, kterou zaměstnavatel (například při odchodu zaměstnance) nemá šanci odlišit. Řešení tu však je poměrně jednoduché – jasný zákaz podobného postupu následuje fixní nastavení adresy v profesionálních poštovních klientech typu Lotus Notes, kde si uživatel sám nemůže vlastní adresu měnit. V takovém případě nezbývá zaměstnanci, než používat pro prohlížení soukromé pošty web prostředí, nebo jiný klient přistupující přes POP3 a je na úvaze zaměstnavatele, zda toleruje to, že zaměstnanec se v práci namísto činnosti spojené s výkonem povolání věnuje soukromé poště. V každém případě je ale pro zaměstnavatele velmi žádoucí, aby jeho zaměstnanci pro firemní komunikaci používali výhradně firemní emailovou adresu.
Praktický příklad, který mě náhodou napadl :-): Jak je možné, že Marek Antoš, zaměstnanec společnosti Internet Info, nepoužívá emailovou adresu antos@lupa.cz jako ostatní, ale marek@antos.cz?
Mnoho zaměstnavatelů toleruje používání firemní pošty i pro soukromé účely a je nutno říci, že tato cesta se zatím pro zaměstnavatele jeví jako nejlepší – je časově méně náročnější vyřizovat poštu z firemního poštovního klientu, než aby se zaměstnanec pokaždé přihlašoval na web rozhraní své pošty, nebo si spouštěl klienty typu Outlook Express pro POP3. Smůlou však je, že při případném odchodu ztrácí zaměstnanec emailovou adresu a pak je na korektním vypořádání se zaměstnavatelem možnost upozornit i soukromé kontakty na změnu emailu.
Podstatně komplikovanější je používání mobilního telefonu. Do doby, než se mobilní telefony staly masově rozšířené, byla situace v zásadě jednoduchá. Zaměstnanec dostal mobilní telefon a žádný jiný soukromý mobilní telefon zpravidla neměl. Jediným problémem bylo účtování soukromých hovorů.
Dnes je situace daleko komplikovanější: zaměstnanec nastupující do zaměstnání zpravidla již mobilní telefon vlastní a používá jej pro soukromé účely. Zaměstnavatel však také požaduje, aby byl zaměstnanec na mobilním telefonu dostupný. Má být používán soukromý mobilní telefon, nebo má zaměstnanec dostat firemní mobilní telefon? Zde je právě to dilema.
Pro zaměstnavatele je často nepřijatelné, aby telefonní číslo zaměstnance v případě odchodu zaměstnance z firmy zůstalo zaměstnanci – představte si například obchodního ředitele, který i s mobilním číslem odchází ke konkurenci. Proto je od firmy nanejvýš logické, že od klíčových lidí požaduje, aby používali mobilní telefony, na něž (resp. na jejich čísla) má firma vlastnická práva.
Zatím existuje několik základních modelů, jak problém řešit:
- Zaměstnanec dostane firemní mobilní telefon a používá jej dohromady se svým soukromým mobilním telefonem. Zaměstnavatel platí pouze firemní mobil a předpokládá, že na něm probíhají pouze služební hovory. Výborné řešení, jenže je nutné, aby zaměstnanec s sebou nosil dva mobilní telefony, což je „pěkná otrava“. Ve Skandinávii, kde mobilita a digitální identita zaměstnanců přerostla do u nás netušených rozměrů, se tato možnost používá nejvíce, ale ve spojení s ASL, tedy s možností mít dvě telefonní čísla na jednom telefonu od stejného operátora. Když se zaměstnanec s firmou rozloučí, převede se u operátora jen jeho soukromé číslo na nový telefon, zatímco služební číslo zůstává zaměstnavateli. Na obě čísla ovšem stačí jeden mobil a lze rozlišit i odchozí soukromé a firemní hovory a účtovat je zvlášť. Podobnou službu připravuje Český Mobil.
- Zaměstnanec převede svůj soukromý mobilní telefon na zaměstnavatele a v pracovní smlouvě má uvedeno, že zaměstnavatel má právo v případě odchodu zaměstnance mu toto číslo nevrátit. Výhoda: zaměstnanec má mobil, na který mu volají přátele jako služební a nemusí tedy používat dva telefony. Při svém odchodu o toto číslo ale může přijít.
- Zaměstnanec používá jen zaměstnavatelův mobil a na svém soukromém telefonu nechá zapnutý záznamník s novým číslem, případně dá svým přátelům jinak vědět. Výhoda: soukromé číslo zůstává, přátelé jsou ale zmateni.
Jak vidíte, v České republice (narozdíl kupříkladu od Skandinávie) se zatím problém digitální zaměstnanecké identity s mobilním telefonem dá řešit jen velmi obtížně a připomíná to drbání se nohou za uchem.
Pravda také je, že velkou část zaměstnavatelů to zatím netrápí. Na druhou stranu počet firem, které na podobný problém narážejí, se neustále zvyšuje. Je proto možná dobré i ve vaší společnosti zauvažovat o tom, jak firmu i zaměstnance ochránit před podobnými potížemi, na něž se při uzavírání pracovní smlouvy nemyslelo a při jejím rozvázání by se mohly ukázat jako nepříjemné jádro sporu a zlé krve.
Rozhodně není dobré tento problém podcenit, nemyslíte?
