V posledních měsících začaly chodit v některých firmách z personálních a účetních oddělení směrem k zaměstnancům specifické požadavky. V některých malých společnostech začali personalisté prohledávat staré smlouvy nebo zaměstnance obcházet s novými otázkami. Kontrolují jejich trvalý pobyt, přesné vzdělání, a to i u brigádníků, a dohledávají i ty, kteří už ve firmě třeba nejsou. Ujasňují oficiální název pozice, u cizinců kromě dokladů i vydavatele dokladu a platnost, ověřují si se zaměstnanci i pomocníky, jak přesně lze popsat, co dělají, nebo adresy, které dosud nepotřebovali.
Tak vypadají aktuální přípravy na Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ) – systém, který měl papírování firmám zjednodušit, protože místo vyplňování údajů ve více než dvou desítkách formulářů je sjednocuje do jednoho. Hlášení dává dohromady formuláře pro ČSSZ, finanční úřady, statistický úřad a úřady práce do jednoho elektronického podání. Jenže zároveň některé požadavky také rozšiřuje.
Například zatímco dřív stačilo vyplnit běžně adresu, nyní se při registraci zaměstnance vyplňuje pět různých adres včetně takzvaného RÚIAN kódu (Registr územní identifikace, adres a nemovitostí). U cizinců se vyplňuje šest polí dokladů i při prodloužení smlouvy a u Čechů se při povýšení složitě vyplňují podrobnosti k dosavadní práci a pak zase ty samé k nové pozici.
JMHZ od letošního dubna platí pro všechny firmy v Česku. Když o administrativě mluví Lenka Černá, partnerka ve společnosti Účetní v sukni, zmiňuje, že stát chce po firmách zjišťování značného množství informací od zaměstnanců. „Kdy není reálné, aby například v menších firmách bez vlastního personálního oddělení zvládl externí zpracovatel mezd se všemi zaměstnanci vyplnit osobní dotazník, kdy ten doporučovaný má i 11 stran,“ popisuje.
Kritici tvrdí, že jde o zbytečnou byrokracii, protože stát tyto informace mnohdy už má – jen si je mezi úřady nedokáže předat. „Stát o lidech ví obrovské množství informací, ale nedokáže s nimi pracovat tak, aby člověku ušetřil práci. Aby ušetřil práci sobě i firmám nebo daňovým poplatníkům,“ říká Michal Bláha, zakladatel organizace Hlídač státu a dlouholetý propagátor digitalizace. Podle něj Ministerstvo práce a sociálních věcí (MPSV) svým požadavkem na detailní informace o vzdělání zaměstnanců vědomě porušuje zákon o právu na digitální služby.
„Co mě na celé té věci z MPSV zarazila nejvíc, je míra detailů informací, kterou chce vědět. Jsem přesvědčený o tom, že k tomu neexistuje žádný právní důvod,“ říká Bláha. „Umím si představit, že ministerstvo chce vědět, jaké mám dosažené vzdělání. Dokonce si umím i představit, že je zajímá, v jakém roce jsem ho dosáhl. Ale rozhodně absolutně nechápu, proč jej zajímá, na jaké škole, na jaké fakultě a v jakém městě. Jestli jsem studoval v Brně, Plzni nebo v Praze, na výpočet dávky přeci nemá absolutně žádný vliv,“ popisuje.
Ne všichni Bláhou uvedené informace také zmiňují; problémem je mimo jiné i to, že mnohdy je zmatečné, jaké informace vlastně projekt přesně požaduje. Výkladové nejasnosti, jak v některých situacích postupovat, jmenuje jako překážku i Černá. „Metodické pokyny tyto situace neřeší a metodické oddělení na ČSSZ je tak přetížené, že vůbec nereaguje,“ popisuje. Jiní popisují, že se požadavky stále upravují.
Hlasy z trhu říkají, že je novinka pro malé firmy značně zatěžující. Aby společnosti požadavky splnily, tráví účetní či personální už několik měsíců desítky hodin zjišťováním, a na druhé straně zaměstnanci často nechápou, proč je jejich zaměstnavatelé potřebují vědět, kdo k nim bude mít přístup a jak s jejich informacemi bude zacházeno.
„A ještě horší jsou ti důchodci na DPP, kteří mají v 50. letech nějaký učňák a už vůbec netuší, kde mají výuční list,“ popisuje například jeden z komentářů k postu Michala Bláhy. Podle zástupců jednotlivých firem, se kterými Lupa mluvila, proti takovému projektu společnosti mnohdy vystupovaly
Hlášení má tři základní části, mezi nimiž je i individualizovaná část obsahující detailní informace o jednotlivých zaměstnancích a jejich zaměstnáních. Žádný zjednodušený režim pro menší firmy přitom neexistuje. A hlášení se vztahuje na všechny zaměstnance a zaměstnání, včetně dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr a zaměstnání malého rozsahu.
Poprvé se bude podávat za letošní duben, protože ale právní úprava JMHZ platí už od 1. ledna 2026, budou firmy muset – pokud budou zaměstnavateli i po 31. 3. 2026 – dodatečně podat tři samostatná hlášení za měsíce leden, únor a březen 2026. „Z našich zkušeností největší administrativní náročnost spočívá v poměrně nešťastném načasování příprav na ostré zpuštěni této povinnosti. Kdy obecně první čtyři měsíce roku je většina mzdových účtáren časově velmi vytížena z důvodu ročních zúčtování zaměstnanců a vyhotovování ostatních ročních hlášení. K tomu v letošním roce musí mzdové účetní najít další časové kapacity na řešení nesrovnalostí a zjišťování informací,“ popisuje Černá.
Údaje nezbytné pro plnění úkolů
„Osobně jsem názoru, že systém JMHZ poměrně výrazně zvyšuje administrativní zátěž zaměstnavatelů; a mnohdy zbytečně,“ říká daňový poradce Pavel Běhounek, který se tematice věnuje. Doplňuje, že zaměstnavatelé musejí vykazovat takzvaný atribut „10091 Nejvyšší dosažené vzdělání podle KKOV“, což jim výslovně ukládá prováděcí nařízení vlády 417/2025 Sb. Za příklad uvádí, že tento atribut je vykazován podle Klasifikace kmenových oborů vzdělání, což znamená celkem 14 různých možností. Datum dokončení studia, škola a další podrobnosti se podle něj v systému tohoto hlášení vykazovat nemohou, protože pro ně jednoduše chybí „kolonka“.
„Pokud však zaměstnavatel – například z obavy, aby nebyl pokutován za uvedení nesprávného údaje dle KKOV – bude po zaměstnancích podobné údaje požadovat, to je jiná otázka. Zákon o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatelů stanovuje, že zaměstnavatel je oprávněn od zaměstnance požadovat sdělení údajů potřebných pro přihlášení do evidence zaměstnanců. Dle mého názoru tedy například o sdělení nejvyššího dosaženého vzdělání dle KKOV; prokazování uvedeného údaje by již mohlo být dle mého názoru překročení tohoto oprávnění,“ komentuje.
Bláha poukazuje na to, že stát každopádně zmíněné informace už má. Odkazuje na systém SIMS, centrální databázi Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy ČR, která shromažďuje údaje o studentech všech vysokých škol v Česku. „Což MŠMT moc dobře ví,“ říká s odkazem na to, že zástupci ministerstva se opakovaně na systém ptali.
Podle jeho názoru stát porušuje § 7 Zákona o právu na digitální služby, který říká, že orgán veřejné moci nesmí vyžadovat údaje, které jsou vedené v základním registru nebo agendovém informačním systému. Není podle něj navíc jasné, na co by všechny podrobnosti stát mohl potřebovat.
MPSV obvinění odmítá. „Formulář, na který se odkazoval pan Bláha, obsahuje údaje nezbytné pro plnění úkolů jednotlivých úřadů. Tyto povinnosti vyplývají z české, případně evropské legislativy. Nejedná se tedy o požadavky, které by si MPSV samo stanovilo, a postup není v rozporu se zákonem,“ uvedlo ministerstvo v reakci pro Lupu. Na dotaz však nespecifikovalo konkrétnější úkoly, které zmiňuje. Podle MPSV je navíc systém SIMS vhodným nástrojem pouze v případě osob s vysokoškolským vzděláním, instituce uvádí, že si však k tomuto systému nemůže zřídit přístup. „Zároveň by ani tak nebyla pokryta data o přibližně 63 % zaměstnanců, kteří vysokoškolské vzdělání nemají, a dostupná data by tedy nebyla úplná,“ popisuje ministerstvo.
S tím, že by ministerstvo zákon porušovalo, nesouhlasí Jakub Málek, managing partner z právní kanceláře Payton Legal: „Závěr, že požadavek na uvedení údajů o nejvyšším dosaženém vzdělání v rámci Jednotného měsíčního hlášení zaměstnance představuje porušení § 7 zákona o právu na digitální služby, je spíše nesprávný. Uvedené ustanovení stanoví, že ‚orgán veřejné moci nevyžaduje údaje vedené v základním registru nebo agendovém informačním systému, které jsou mu zpřístupněné pro výkon agendy…‘ Daný orgán tedy musí mít k údajům nejen zákonné oprávnění přístupu, ale i faktickou, technicky realizovanou možnost jejich získání,“ popisuje.
„Spíše než v otázce zákonnosti, podstata spočívá v otázce účelnosti a rozsahu požadovaných údajů. Jednotné měsíční hlášení má sloužit jako sběrné hlášení pro více orgánů veřejné správy, nikoli pouze pro MPSV, a údaje mohou být využívány pro statistické, analytické i správní účely. Omezená interoperabilita resortních informačních systémů veřejné správy je obecně známý a v posledních letech velmi diskutovaný problém, ale právě snaha o sjednocení datového toku je deklarovaným cílem jednotného měsíčního hlášení, byť může vyvolat otázky ohledně přiměřenosti konkrétního rozsahu údajů,“ říká managing partner Peyton Legal Jakub Málek.
Podle Málka jsou údaje o vzdělání evidovány v oddělených resortních systémech, zejména v gesci školství, které nejsou základními registry, ke kterým se citované ustanovení vztahuje. „Samotná existence těchto dat v jiném informačním systému tedy automaticky neznamená, že je má MPSV zpřístupněné tak, aby si z nich mohlo ‚tahat‘ potřebné údaje,“ vysvětluje.
MPSV ve svém vyjádření uvedlo, že se opakovaně dotazovalo na možnost získání dat nejen o absolventech vysokých škol, jejich zpřístupnění prostřednictvím systému ISSS však spadá do gesce MŠMT.
Bláha však trvá na tom, že jde o výmluvu. „To je stejné, jako kdybych nezaplatil daně a řekl: No jo, já jsem si koupil tu dovolenou na Havaj a už mi nezbyly peníze,“ říká.
Dosud povinnost zasílat informace o vzdělání u českých zaměstnavatelů také platila, ale jen u těch, kteří mají nad 250 zaměstnanců. Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele má sjednotit desítky dosavadních formulářů pro ČSSZ, finanční úřady, statistický úřad a úřady práce do jednoho elektronického podání. Hlášení se podává výhradně elektronicky a na webu k projektu ministerstvo uvádí, že se jedná o společnou iniciativu klíčových institucí – MPSV, ČSSZ, ÚP ČR, MF, GFŘ a ČSÚ, ale také zaměstnavatelských svazů.
Účinnost zákonů i nařízení vlády začala 1. ledna 2026, většinu povinností (například registrace zaměstnance i zasílání měsíčních hlášení) budou zaměstnavatelé plnit od 1. dubna 2026. Povinnost registrace a zasílání měsíčního hlášení se netýká osob samostatně výdělečně činných, pokud nezaměstnávají zaměstnance.
„Doufám, že se objeví nějaké firmy, které se postupu MPSV začnou bránit,“ říká s tím, že věří, že to donutí stát propojit databáze.
- Chcete mít Lupu bez bannerů?
- Chcete dostávat speciální týdenní newsletter o zákulisí českého internetu?
- Chcete mít k dispozici strojové přepisy podcastů?
- Chcete získat slevu 1 000 Kč na jednu z našich konferencí?
Staňte se naším podporovatelem
ČLÁNKY DO MAILU