Hlavní navigace

Hey, počkej: tahle e-mailová schránka možná není pro tebe

 Autor: screenshot Lupa.cz
E-mailování si zaslouží zásadní změnu, říkají zakladatelé Basecampu, kteří představili službu Hey.com s novým rozhraním pro práci s maily. Jak se povedla? Tady jsou první zkušenosti reálného uživatele.
Tomáš Baránek 22. 6. 2020
Doba čtení: 13 minut

Sdílet

„Není to dokonalé, ale lepší systém zatím lidstvo nevymyslelo,“ říká se často o demokratickém zřízení a já souhlasně pokyvuji – tisíce let dramatických zkušeností lidstva dávají základ pro tak silné tvrzení. Když ale slyším stejný tón v diskusi o elektronické poště, otevírá se mi inbox v kapse.

E-mailovou službu používáme od roku 1996, to je pouhých 24 let. Za tu dobu se radikálně proměnily naše komunikační návyky, mohutně vzrostla míra vystavení informacím i počet zpráv, které dostáváme a posíláme – přitom e-mail zůstal téměř nezměněný: je to stále jen to-do-list, do kterého vám můžou (i cizí) lidé bez vyžádání přidávat úkoly, s jejichž řešením vám nikdo nepomůže. Není divu, že je e-mail dle různých výzkumů pro mnoho lidí jedním z největších zdrojů pracovního stresu a úzkosti.

Už dlouho cítíme, že je na čase e-mail změnit. Ale jak? A uděláte to vy, já, nějaká velká firma, či někdo menší, kdo bude mít dost drzosti to udělat jinak?

Společnost 37Signals nám před lety zachránila podnikání, a to hned několikrát. Moc se nám zpočátku nedařilo, a tak jsme museli opustit kanceláře a propustit kolegy – veškerou spolupráci jsme tak z kanclů nuceně přenesli do Basecampu, který zmíněná firma vyvinula pro své účely a pak jej nabídla i veřejně. Byl levný, jednoduchý (nemuseli jsme externistům dělat školení), přitom dost robustní pro naši nakladatelskou činnost. Když pak autoři Basecampu vydali knihu Restart, v níž vysvětlili svůj neotřelý pohled na některé podnikatelské mýty (jimž jsme sami podléhali), v mnoha rovinách se nám ulevilo. Knihu s podtitulem „Manifest podnikatelského minimalismu“ jsme záhy vydali v češtině a stal se z ní bestseller, což nám pomohlo jak finančně, tak i mentálně v mnoha podnikatelských rozhodnutích během dalších let. Zakladatelé Basecampu (firma se v roce 2014 přejmenovala) se – proč to nepřiznat – stali díky svému neortodoxnímu pohledu na podnikání a lídršip našimi vzory.

Když minulý týden Basecamp vypustil svou dlouho očekávanou e-mailovou platformu Hey.com, silné emoce na sebe nedaly dlouho čekat. Všichni musíme e-mail denně používat a cítíme se na něj experty. A tak zatímco jedni nadšeně a okamžitě migrují na Hey, jiní se zase vztekají, že drzouni z Chicaga chtějí změnit něco, co není pokažené, aniž by tvůrce zajímalo, co si o tom myslí uživatelé.

Jedním z drzých rozhodnutí tvůrců Heye je fakt, že nikde neuvidíte počet nepřečtených zpráv. Číslo v červeném kolečku neuvidíte ani na aplikaci, ani uvnitř v e-mailu, a to nejen tehdy, když vám přetéká složka s newslettery, kde by se to dalo pochopit, ale i tehdy, pokud máte novinky v Imboxu.

Ano, tento přístup je pro tvůrce Basecampu a Hey vůbec typický: na to, co si přejí uživatelé, berou vždy ohled až v druhé řadě. Člověk si klepe na hlavu – může takto někdo vůbec podnikat? Může: Basecamp má v roce 2020 solidní 3,3 milionu aktivních účtů a prosperuje. Nejde totiž o to, že by přání zákazníků ignorovali. Ale drží se rádi jednoduchého, silného a promyšleného konceptu, za nímž si stojí a od nějž nechtějí příliš ustupovat, dokud sami nenaznají, že zastaral. Pro někoho je to vodění za ručičku, pro mne inspirující podnikatelský přístup a úleva, že občas někdo něco rozhodne za mě.

Hey používám asi týden a uvedený radikální přístup Basecampu je na něm znát. Kromě silného ústředního workflow (k němuž se hned dostanu) implementuje i nápady, které už známe z některých e-mailových klientů či služeb – například zaniklého Google Inboxu, SaneBoxu, Canary Mailu, Sparku, Superhuman a dalších. Jako celek se mi Hey líbí; díky renomé zakladatelů cítím potenciál měnit status quo, současně ale vidím i limity tak radikálního přístupu, aspoň v dohledné době.


Autor: Tomáš Baránek

Hlavní obrazovka Hey na iPhonu


Autor: Tomáš Baránek

Hlavní obrazovka Hey v prohlížeči/macOS s informací o zprávě v čekárně (vlevo nahoře) a s rozvinutou hromádkou Reply Later (vlevo dole). Přepnuto do Dark Mode.

Jak vás Hey provede e-mailovým peklem

Navenek získáváte klasickou e-mailovou adresu, uvnitř na vás ale čeká prostředí, které se od e-mailu liší. Jeho síla není v množství funkcí, nýbrž v jejich přiměřenosti a jednotné filozofii. Hey integruje vybrané funkce směřující k vaší kontrole nad nejrozšířenější formou asynchronní komunikace dneška. Hey nechce nahradit instantní zprávy či jiné formy komunikace, nesnaží se vás urychlit a „víc propojit“, ale dopřát vám soustředění na psaní e-mailů (elektronických dopisů). Hlavní workflow proto vypadá asi takto:

  1. Každý, kdo vám poprvé napíše, skončí nejdříve v čekárně (tzv. Screener). Tam se rozhodnete, zda z dané adresy vůbec chcete maily přijímat; pokud nepovolíte, zprávy z ní vám chodit nebudou; odesilatel zůstane bez odpovědi; rozdíl proti filtru na spam je zřejmý: za spam se v Hey preventivně považuje každá nevyžádaná zpráva, která ještě neprošla screeningem. Drzost?! Nemyslím si. Tak to přece mělo být od začátku.
  2. Pokud vám dojde zpráva od povoleného příjemce, primárně spadne do tří míst podle toho, co jste Hey naučili dříve: do Imboxu, Feedu či Paper Trailu; Hey se cílové zařazení snadno naučí, jakmile tam zprávu poprvé přesunete; žádné věštění důležitosti z textu vaší zprávy (tzv. „AI triage“) jako např. u Googlu či Superhuman, ale srozumitelné a vámi kontrolované filtrování podle adresy (100% fungující i pro české texty). The Feed je pak určen pro newslettery, zprávy ze socek, novinky, Paper Trail pro zprávy o transakcích, z e-shopů, platby, doklady apod.
  3. Do hlavního Imboxu (tvůrci přejmenovali Inbox podle Important a Immediate) vám tak budou časem padat jen zprávy psané lidmi, které si zaslouží vaši péči; vše ostatní zůstává před branami (Screening), nebo ve Feedu či Paper Trailu. Zpočátku mě překvapilo, že „lidé“, „krmení“ :) a „papírování“ jsou vlastně jediné tři skutečné složky pro třídění podle odesilatelů, ale už po týdnu vidím, že členění má hlubokou logiku a je postačující (navíc lze automaticky přiřazovat vlastní štítky podle odesilatelů).
  4. Nejčastěji tedy asi budete číst nejdůležitější zprávy, které dorazily do Imboxu. To znamená, že je buď čtete „najednou“ jako nudli v režimu Read Together, či na ně jednotlivě tapnete nebo kliknete, čímž se zpráva otevře a označí se za přečtenou. Okamžitě tak z Imboxu zmizí a zařadí se do seznamu v dolní části okna aplikace, která se jmenuje Previously seen (Dříve viděno). Zpět do Imboxu (tam jsou totiž jen nepřečtené) sice vrátit jde, ale čistší je to nedělat. Buď odpovědět hned po přečtení, anebo odpověď odložit, nemá totiž smysl se při každém pohledu do pošty mást informací, že jsme ji ještě nečetli.

    Autor: Tomáš Baránek

    Hromadné čtení zpráv pomocí Read Together

  5. Odpovídat na zprávy můžete hned (Reply), anebo později pomocí Reply later, přičemž tahle funkce je asi nejzajímavější inovací vůbec. Naučí vás oddělovat dvě zásadně odlišné činnosti: a to čtení e-mailů od odpovídání na ně. Vede uživatele k vyhrazení si času na odpovídání (tzv. hlubokou práci). Jakmile nějakou zprávu odložíte na později, schová se v hromádce vršící se dole na obrazovce – vždy jsou vidět jen iniciály poslední odložené zprávy; tato hromádka (po kliknutí vějíř) schraňuje všechny vaše zprávy čekající na reakci. Klíčové je, že vás tyto zprávy neruší při práci s Heyem, nestresují vás, jako to dělají nezodpovězené zprávy v doručené poště (kde je každý text předmětu i podnětem ke stresu někdy až přerůstajícího ve vytěsnění a slepotu). V Hey je to tak, že se nejtěžší části e-mailové komunikace – přemýšlení a psaní odpovědí – věnujete až po vědomém rozhodnutí; tehdy spustíte režim Focus & Reply, kdy se zastaví notifikace příchozích zpráv a jednotlivé nezodpovězené zprávy se otevřou na dlouhé stránce pod sebou tak, že v pravé části každé zprávy bude box pro odpověď. Sílu tohoto řešení bych přirovnal k efektu přechodu na celoobrazovkové („non-distraction“) psaní v aplikaci typu Ulysses poté, co tam přejdete z přeplácaného Wordu.

    Autor: Tomáš Baránek

    Focus & Reply v plné kráse. Zprávy jsou pod sebou, vpravo se odpovídá.

  6. Zprávu obsahující důležitou krátkodobou informaci (např. podklad pro nějaké rozhodnutí či něco v příloze ke čtení, co už ovšem nevyžaduje odpověď) můžete odložit „stranou“ na druhou hromádku v dolní části obrazovky (Set Aside), sloužící opět k tomu, abyste v Imboxu měli jen zprávy vyžadující reakci, a současně jste nenechali zapadnout důležitou informaci; čím se to liší od přidání hvězdičky či složky „Ke zpracování“ či „Úkoly“ ve vaší staré schránce? V jádru téměř nijak – ale přitom vším: díky výjimečnému postavení to nezapadne, ale přitom vám nenarušuje workflow odpovídání.

Už jsem zmínil e-mailové klienty či služby, které se pokoušejí přidat k e-mailu podobné doplňkové funkce a v jednotlivostech se jim to opravdu daří. Všechny nicméně zachovávají starou logiku veřejného koše na vámi nevyžádané úkoly, roztříštěný design, a hlavně žádná z nich nemá sebevědomí na to, aby povýšila jednoduchý postup zpracování zpráv na ústřední motiv a s jasnou vizí nás donutila začít uvažovat nad e-mailem jinak, v rovině nových návyků.

Všechny nadstavbové funkce a inovace jsou v těchto moderních klientech přidány jako dobrovolná vylepšení či nastavení, coby možnost, „kterou uživatelé také žádali“ (co na tom, že ji dostanou obvykle za prémiový příplatek). Tím se ty aplikace nafukují a stávají se samy zdrojem stresu: nikdy nevíte, kterou z funkcí, kdy, jak a zda vůbec používat. Hey vám to zjednoduší: donutí vás dělat věci defacto jediným možným způsobem, který za vás vymysleli inženýři z USA. Jako odměnu za ztrátu detailní kontroly nad aplikací dostanete moderní, efektivní a minimalistickou kontrolu nad e-maily samotnými.

Špatné zprávy pro vás fajnšmekry a firmy

Nejen čtenářům Lupy se nebude líbit, že můžou navždy zapomenout na IMAP (potvrdil @DHH, spoluzakladatel Basecampu). Jinými slovy: jinou aplikací než tou od Basecampu si tak maily posílané do schránky Hey nepřečtete. Stejně dopadnou různé integrace. Podle názorů z Twitteru je to zatím asi největší deal-breaker a současně jasná dělicí čára mezi těmi, které služba zláká, a kteří ji nevyužijí. Tvůrci to vysvětlili vertikální integrací a zvláštními službami, které by využití klasické e-mailové platformy nedovolilo. Já tam vnímám hlavně svobodu pro Basecamp a prostor pro další inovace v budoucnu. Mně osobně tato uzavřenost nevadí, služby a appky od Basecampu (pro většinu platforem) jsou poslední roky velice stabilní a přehledné, kvůli kvalitní firemní kultuře jim plně důvěřuji, rozhodně víc než Googlu; otázkou ale je, jak by mohla takto uzavřená platforma fungovat v podnikové sféře (firemní ani rodinné účty zatím nenabízejí, ale letos prý budou).

Co dalšího vás bude rozčilovat? Chybí automatický podpis (Basecamp na to: je to zbytečný binec, váš e-mail mají, a když budou chtít telefon, napíšou vám). Není možnost zjištění, zda vaše zpráva byla přečtena (Basecamp: s touto praktikou bytostně nesouhlasíme, na oplátku ale blokujeme 98 % trackerů, takže se nic nedozví ani vaše protistrana, a nezjistí ani vaše IP, což je jinak běžná praktika). Nemají end-to-end šifrování (Basecamp: z pohledu běžného uživatele je to zatím user-UNfriendly, sice chválíme ProtonMail, ale jejich cestou nepůjdeme; chcete-li tu a tam jistotu 100% soukromí, zkuste např. Signal, pro e-maily zatím stačí šifrování na serveru, 2FA, naše renomé a záruky (já: tak tady je na čem pracovat, že…). V tuto chvíli nenabízí custom domény (Basecamp: budou později letos; já: už aby to bylo). Zálohování lze udělat jen formou exportu schránky do formátu MBOX. Hey stojí 99 dolarů ročně na uživatele (Basecamp: za to vám ale nečteme zprávy, chráníme vaše soukromí a služba bude fungovat „do konce internetu“; v ceně je 100 GB).

Připadá mi, že v takto inovativní službě pořád něco vyloženě chybí? Ano: možnost ručního řazení e-mailů (je bizarní, že to při dnešní „úkolové“ povaze e-mailů běžně není možné, nemyslíte?). Nicméně odhaduji, že díky konceptu Hey později zjistím, že to zde nebude vůbec zapotřebí; zatím jsem si vyměnil jen pár desítek mailů.


Autor: Tomáš Baránek

Nápověda, která se otevře po stisku otazníku

A teď drobné bugy první verze: některé klávesové zkratky v aplikaci nefungují na české klávesnici, v iOS appce nefunguje offline režim pro zprávy v Reply Later (ale měl by, na macOS jej zatím ani neimplementovali, byť to plánují), některé maily jsou občas rozsypané (+ nelíbí se mi ikona ruky, ale to není bug, jen můj vkus). Pozor na hromadný import kontaktů například z Gmailu, protože všechny importované kontakty jsou bez varování automaticky schválené jako povolení příjemci, aniž by šli přes čekárnu.

Mnoho chytrých detailů směřujících k jedinému cíli

Konečně se ale dostávám k přehledu zlepšováků, které mi připadají skvělé, protože vedle hlavního workflow kousek po kousku posouvají uživatelskou zkušenost s e-mailem tím správným směrem:

EBF20-tip-Uhl-Krátký_Vala_Menšík

  • Když píšete e-mail, jehož jste autorem, celý vesmír se spojí, aby… :) ok, e-mail se roztáhne, psaní se stane ústřední činností a nechá vás v klidu psát.
  • Všechny soubory najdete na jednom místě (All Files), kde můžete hledat podle typu souboru, náhledu apod. – a ne jen nutně podle textu zprávy či odesilatele.

Autor: Tomáš Baránek

All Files, aneb všechny odeslané či přijaté soubory pohromadě

  • Vaše schránka má od začátku rovnou 100 GB a lze posílat velké soubory tím, že je přiložíte jako přílohu. Pokud překročí limitní velikost, Hey z nich automaticky udělá odkaz ke stažení, který funguje navždy a u něhož opět nemůžete sledovat aktivitu (tohle je pro mě lehce sporné rozhodnutí; přinejmenším dodatečné zastavení sdílení by do filozofie zapadalo; třeba se zde podvolí tlaku uživatelů, když bude velký).
  • Ke zprávám můžete přidávat ručně štítky, přičemž lze nastavit pravidlo, aby se tak podle kontaktu dělo automaticky. Štítek lze k doručené zprávě přidat automaticky i tak, že dorazí na váš e-mail končící suffixem „+název_štítku“ (funguje jen tehdy, pokud tento štítek u vás existuje). Použitelné pro automatické štítkování například newsletterů podle témat.

Autor: Tomáš Baránek

Takhle to vypadá po odeslání zprávy na „oštítkovanou adresu“

  • Můžete si také stanovit tajné klíčové slovo, které – bude-li uvedeno kdekoli v předmětu – umožní pisateli vyhnout se lustraci a přeskočit čekárnu rovnou do Imboxu. Hodí se například po schůzce s obchodním partnerem či při sbírání feedbacku po menší konferenci apod.
  • Zprávy ve Feedu nejsou jen seznamem předmětů, ale jsou v podobě náhledů, čili rozhodnete-li se číst novinky, bude listování newslettery ve Feedu vypadat jako projíždění článků v aplikaci pro odložené čtení.

Autor: Tomáš Baránek

The Feed

  • Po označení části těla zprávy si můžete klipnout důležitý fragment mailu, citaci či třeba slevový kód coby výstřižek do zvláštního pořadače Clips (zde to z hlediska UX podle mě trošku koliduje se Set Aside, ale uvidím dle reálného užívání).
  • Celé diskusní vlákno lze nasdílet i mimo Hey v režimu pouze ke čtení pomocí veřejného hashovaného URL odkazu – včetně příloh.
  • U kontaktu můžete individuálně zapnout či vypnout notifikace pro příchozí e-maily. Standardně jsou pro všechny vypnuté.
  • Ke zprávám lze přidávat Sticky Note, poznámku jen pro vás, která je vidět v Imboxu kousek pod předmětem; do diskusí lze zase vkládat Notes to Self včetně obrázků, takže například v době, kdy čekáte na odpověď, si můžete připravovat materiál a poznámky pro další diskusi vkládat do daného vlákna – nikdo jiný je neuvidí a nehrozí, že je omylem odešlete.

Autor: Tomáš Baránek

Modrý štítek (Note to Self) vynesený z vlákna do iniciály zprávy – vkládají se ke každé zprávě a může jich být více. Žlutá poznámka (Sticky Note) je jen jedna a je vidět jen na hlavní stránce, kde se dá přímo i editovat.

  • Z vláken diskusí se lze snadno svévolně vyvázat, pokud vás obtěžuje, když vás někdo zahrnul do hromadné diskuse.
  • Více vláken lze sloučit do jednoho – vyzkoušeno a výborné!

Autor: Tomáš Baránek

Slučování vláken si zamilujete. Teda já si je zamiloval, vy nemusíte.

  • V Basecampu mají rádi klávesnici, takže při ovládání schránky Hey na počítači, při třídění příchozích zpráv a pro další základní funkce se obejdete bez myši.
  • Předměty (názvy vláken, i těch sloučených) lze přejmenovat, ale přejmenování uvidíte jen vy – tohle je naprosto dokonalé; překvapivě už jen touto možností vzrostl můj pocit kontroly nad e-mailem asi o 50 %.
  • Můžete zařídit, že různé e-maily od určitého kontaktu se budou agregovat (kontakt bude mít jakési vlastní podvlákno), takže pokud někdo hodně píše nebo posílá novinky, nebude to několik zpráv pod sebou, ale jen jedna „hromádka“.

A to asi není všechno, neboť stále objevuji různé detaily, které mě mile překvapují (samozřejmě tu a tam i chybičky, které snad budou brzy opraveny, pokud Apple dá). Chcete-li se nechat provést e-mailem přímo od spoluzakladatele Basecampu Jasona Frieda, doporučuji jeho video dlouhé symbolických 37 minut.

Takže co myslíte? Nastartujte drzý Hey.com e-mailovou revoluci, nebo se do něj přestěhujeme jen my ujetí nadšenci a běžný uživatel se dál bude trápit zavalen maily od kdekoho, znaven spamem, mlácen zbytečnými funkcemi, sledován trackery a čten big brothery? Odpověď pravděpodobně leží někde uprostřed. Hey, počkej, možná to aspoň za vyzkoušení stojí.